Para pekerja kantoran pasti pernah paling tidak satu kali mengikuti sebuah pertemuan bisnis yang buruk. Anda tiba tepat waktu hanya untuk memulai rapat 10 menit terlambat dari waktu yang ditetapkan. Agendanya? Tidak jelas. Orang yang bertanggung jawab atas pertemuan tersebut? Juga tidak jelas. Beberapa orang mulai memberikan ide mereka, sedangkan yang lainnya menolaknya mentah – mentah. Tidak ada yang benar-benar diputuskan dan pertemuan berakhir, saat Anda diam-diam meratapi waktu Anda yang terbuang percuma. Namun demikian, sebenarnya ada cara menjalankan pertemuan yang lebih efektif. Setelah berbicara kepada lebih dari 500 kepala eksekutif untuk kolom Pojok Kantor mingguan, Adam Bryan, seorang kontributor untuk The New York Times pun telah belajar berbagai aturan untuk menjalankan pertemuan bisnis yang efektif. Berikut adalah beberapa tips dan strategi untuk menjalankan pertemuan bisnis yang efektif.

Buat Tujuan Anda Jelas

Sebuah pertemuan harus memiliki tujuan yang spesifik dan jelas. Sebelum Anda mengirim undangan untuk pertemuan tersebut, tanyakan pada diri Anda: Apa yang ingin dicapai? Apakah Anda mengingatkan orang terhadap perubahan dalam manajemen atau perubahan dalam strategi? Apakah Anda mencari masukan dari orang lain tentang masalah yang dihadapi perusahaan? Apakah Anda ingin membuat keputusan tentang suatu masalah tertentu? Rapat yang berdiri dengan tujuan yang tidak jelas, seperti “pembaruan status”, jarang berakhir dengan efektif.

Mulai dan Akhiri Pertemuan Tepat Pada Waktunya

Terry Lundgren, pimpinan Macy’s, tidak pernah ragu-ragu untuk menerapkan kebijakan rapat yang tepat waktu. “Jika pertemuan jam 8, Anda tidak boleh baru hadir di sini jam 8:01, Anda harus sudah di sini jam 8, karena rapat akan dimulai jam 8,” katanya. “Orang sibuk yang tidak dapat keluar dari panggilan telepon terakhir untuk ke sana, [perlu] mendisiplinkan diri agar bisa selalu tepat waktu.”

Sama pentingnya dengan memulai rapat tepat waktu adalah mengakhiri rapat tepat waktu. Waktu akhir yang pasti akan membantu memastikan bahwa Anda mencapai semua yang ada di agenda Anda dan membuat orang kembali ke pekerjaan mereka segera. “Saya suka memiliki agenda yang telah dipikirkan sebelumnya,” ujar Lundgren menambahkan, “dan kami berkata, ‘Pertemuan ini akan berlangsung selama dua jam,’ dan kami membuat rapat tersebut selesai sesuai waktu yang telah tersusun dalam agenda.”

Jalankan Rapat Secara Adil

Tidak ada yang menggagalkan pertemuan lebih cepat daripada satu orang yang berbicara lebih banyak daripada bagiannya yang seharusnya. Jika Anda melihat satu orang memonopoli percakapan, ingatkan dirinya. Katakanlah, “Kami menghargai kontribusi Anda, tetapi sekarang kami membutuhkan masukan dari orang lain sebelum membuat keputusan.” Jadilah terbuka dan transparan tentang hal tersebut. Menetapkan aturan dasar sejak awal akan menciptakan kerangka kerja akan bagaimana tim Anda bekerja bersama.

Pikirkan Tentang Siapa Saja Yang Harus Diundang Ke Rapat Tersebut

Ketika Anda berencana mengadakan rapat, luangkan waktu untuk memikirkan siapa yang benar-benar perlu ada di sana. Jika Anda mengumumkan perubahan, undang orang-orang yang terpengaruh oleh pengumuman tersebut. Jika Anda mencoba memecahkan masalah, undang orang-orang yang akan menjadi sumber informasi yang baik untuk solusi. Ketika orang merasa bahwa apa yang sedang dibahas tidak relevan untuk mereka, atau bahwa mereka tidak memiliki keterampilan atau keahlian untuk membantu, mereka akan melihat kehadiran mereka di pertemuan sebagai pemborosan waktu semata.

Lakukan Follow Up Setelah Rapat Selesai

Sangat umum bagi orang-orang untuk keluar dari sebuah pertemuan yang sama dengan interpretasi yang sangat berbeda tentang apa yang terjadi di rapat tersebut. Untuk mengurangi risiko ini, kirimkan memo melalui e-mail yang menyoroti apa yang telah dilakukan kepada semua yang hadir dalam waktu 24 jam setelah pertemuan tersebut selesai. Dokumentasikan tanggung jawab yang diberikan, tugas yang didelegasikan, dan tenggat waktu yang ditetapkan. Dengan begitu, semua orang akan memiliki pengertian yang sama tentang hasil rapat yang sebenarnya ingin dicapai.

Sumber artikel:

Forbes.com

nytimes.com

Sumber gambar:

leankor.com